Nederland telt naar schatting zo’n 1,6 miljoen zzp’ers en het einde aan de groei van het aantal is nog niet in zicht. Het is dan ook niet verwonderlijk dat veel partijen in de bouw, infra en industrie te maken hebben met het fenomeen zzp’er. Maar waarmee moet je rekening houden bij het inhuren van zzp’ers en wat moet je zoveel mogelijk zien te voorkomen. Die vragen werden beantwoord tijdens de VSB kennissessie Valkuilen bij inhuur ZZP’ers.

Wat is een zzp’er eigenlijk?  Een zzp’er is een ondernemer die buiten dienstbetrekking op persoonlijke basis werkzaamheden uitvoert. De rechtsvorm waar bijna alle zzp’ers gebruik van maken is de eenmanszaak, VOF of soms een BV. Veelal zijn het IB-ondernemers die daarmee ook voor 100% privé aansprakelijk zijn. De zzp’er werkt zelfstandig op een eigen afgebakende opdracht en loopt als ondernemer ook ondernemers- en debiteurenrisico. Daarnaast pleegt de zzp’er investeringen, beschikt hij over eigen gereedschap of PBM’s en zorgt voor zijn eigen verzekeringen, oude dag voorzieningen etc..  Een zzp’er is dan ook géén personeelslid en kan ook niet als zodanig worden behandeld.

Zzp-wetgeving

Lange tijd is de VAR leidend geweest bij het werken met zelfstandigen. Met de komst van de  Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties is daar verandering in gekomen. Deze wet wordt over het algemeen gezien als vaag, maar is inmiddels door een aantal rechtszaken ingekleurd door de rechter. Daarnaast is niet nadrukkelijk gehandhaafd op de wet, maar daar komt verandering in. De Belastingdienst, die tot nu toe niet zichtbaar is geweest in de markt, heeft een Handhavingsplan Arbeidsrelaties en gaat strenger toezicht houden. Het is dan ook zaak om hierop voorbereid te zijn en ervoor te zorgen dat de zaken goed geregeld zijn om risico’s zoveel mogelijk uit te sluiten. Die risico’s kunnen betrekking hebben fiscale of financiëel van aard zijn maar ook betrekking hebben op onderverzekering, letselschade, pensioenvorderingen, e.d..

Goed voorbereid zijn, betekent: beginnen met een checklist en een toets op kenmerken van ondernemerschap (KvK inschrijving, eigen gereedschap, e.d., aansprakelijkheidsverzekering, VCA-VOL, fatsoenlijk zakelijk mailadres, etc.). Controleer daarnaast of de factuur voldoet aan de fiscale eisen en gebruik een modelovereenkomst van AFNL voor de samenwerking met een zpp’er. Voorkom vooral ook dat de zzp’er wordt ingebed in de eigen organisatie. Daarmee zijn deelname aan personeelsuitjes, het voorzien in scholing of keuring van gereedschap dus ook niet aan te raden. Hieronder is een overzicht opgenomen van mogelijke punten voor een checklist. Afhankelijk van uw situatie kunt u hier een keuze uitmaken.

Checklist

  • KvK-uittreksel. (gewaarmerkte versie)
  • Welke rechtsvorm en staat die op naam van de betreffende persoon?
  • Startdatum bedrijf? (hoe ouder hoe meer blijk van ondernemerschap)
  • 3 maanden oud bij ondertekening overeenkomst. (jaarlijks verversen)
  • Komt de SBI-code overeen met de te verrichten werkzaamheden?
  • Idem de eventuele toegevoegde activiteiten omschrijving?
  • Komt de bedrijfsnaam / handelsnaam exact overeen met de externe uitingen?
  • Klopt het BTW-ID à VIES check (ook voor buitenlandse EU-zzp’ers). Screenshot in dossier
  • Indien van toepassing: VCA VOL (zzp’er moet zelfstandig werken/onderaannemer, is geen werknemer/heeft geen leiding & toezicht, dus moet VOL hebben). Check nummer op de website cdr.ssvv.nl (screenshot in dossier)
  • Andere opleidingseisen/certificaten zoals BIG-registratie, steigerbouw-certificaat.
  • Fatsoenlijk zakelijk mailadres, geen gratis gmail -of hotmail-account. En helemaal uit den boze mailadressen als janenannet@, suzukirijder@ etc.

In bezit van:

  • Eigen loods?
  • Thuis werkplaats met uitgebreid gereedschap? (meer dan het reguliere handgereedschap)
  • Eigen laptop / software / kantoorbedrijfsmiddelen, eigen werkkleding?
  • Fatsoenlijke, goed uitgeruste bedrijfswagen?
  • Visitekaartjes? Internetpagina?
  • Bedrijfslogo? Ook op factuur!
  • Investeert de zzp’er in zichzelf? Volgt hij opleidingen /cursussen?
  • Laat hij op eigen kosten (elektr.) gereedschap / hulpmiddelen keuren?
  • In bezit van aansprakelijkheidsverzekering?
  • Bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheid?
    Recente, geldige polis opvragen, jaarlijks checken en geldig kopie in dossier!
  • Verzekerd voor werkzaamheden in de juiste sector/juiste werkzaamheden? Bijvoorbeeld de bouwsector is duur, dit wordt nog wel eens verzwegen bij het afsluiten van de verzekering.

In de modelovereenkomst :

  • Een -afgebakende eenheid werk- dus geen omschrijving (ook niet op de factuur van de zzp’er trouwens!) als “diverse werkzaamheden op verschillende projecten”.
  • Afgebakend in werkopdracht en tijdsduur (geen open einde, desnoods “doch uiterlijk tot”).
  • Liefst vaste prijs / prijs per verrichte eenheid werk (m2, aantal stenen, aantal woningen gereed etc) en factureren per 4 weken/maand achteraf. Bij voorkeur geen wekelijkse facturatie en bij voorkeur geen uurtarieven (heel erg “uitzendkracht-achtig”, veilig meehobbelen met de rest van de medewerkers). Of nog beter: 40% vooraf betalen als termijn 1, 60% bij oplevering betalen.
  • Geen aansluiting zoeken bij cao-zaken. Dus bijvoorbeeld niet automatisch overuurtarief bij overwerk en zéker niet met percentages die corresponderen met de geldende cao. Als diegene een hoger tarief wil op zaterdag, prima maar dan onderhandelen / ondernemerschap!
    Vonnis rechter àschijnzelfstandige: “Arbeidsvoorwaarden genoot die deels identiek of gelijkwaardig waren aan die van personen gekwalificeerd als werknemers”.
  • Laat de zzp’er eens een factuurnummering afwisselen.
  • Als diegene erg lang en min of meer fulltime bij jullie werkt / via jullie wordt bemiddeld, dan bestaat de kans dat de facturen erg lang met opeenvolgende nummering worden verstuurd. Ga bijvoorbeeld werken met een lettercode (bijvoorbeeld eerste letter van Opdrachtgever). Of (fictieve) termijnfacturen met een slottermijn om de correcte hoeveelheid te berekenen. Je kunt ook bepaalde periodes / opdrachten opknippen in verschillende modelovereenkomsten, zodat het bij controle beter afgebakend is qua werk en tijd.Laat de zzp’er voor aanvang opdracht eens een soort van offerte maken, al is het maar een mailtje waarin jullie hem vragen een opdracht te doen en diegene bevestigt “prima, ik heb eens gerekend en wil dat wel op regiebasis doen voor een geschat totaalbedrag van €….”.
  • Geen vaste functie-tarieven opleggen (onderhandelingsvrijheid!).
  • Zzp’ers niet uitnodigen voor personeelsBBQ’s, niet deel laten nemen in personeel-groepsmails. Liever in zo’n geval een telefonisch bericht. Geen kerstpakket (eventueel een “relatiepakket” met andere inhoud).
  • Factuurcheck: moet voldoen aan de fiscale eisen (let ook op extra eisen bij BTW-verlegging!) Zie ook: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/

 

De Belastingdienst heeft in het document ‘Beoordeling gezagsverhouding’ het begrip Gezagsverhouding in helder leesbare taal uitgelegd en ontleed in verschillende componenten. Bij iedere component staan praktijkvoorbeelden genoemd waarvan de Belastingdienst vindt dat het wijst op ondernemerschap, dan wel schijnzelfstandigheid. Het document kan hier worden gedownload.

De presentatie die tijdens de kennissessie werd verzorgd kan kan hier als PDF worden gedownload.